Ücretsiz İzin İşveren Rehberi 2026: Şartlar, SGK Bildirimi ve Form

Ücretsiz izin, iş sözleşmesi devam ederken çalışanın ücret almadan ve SGK'ya prim bildirilmeden işten uzak kaldığı süredir. İşveren çalışanı tek taraflı olarak ücretsiz izne çıkaramaz: 4857 sayılı İş Kanunu m.22 gereği değişiklik yazılı teklif edilir ve çalışan 6 iş günü içinde yazılı olarak kabul etmezse teklif bağlayıcı olmaz. Kanunun işverene zorunlu kıldığı iki ücretsiz izin vardır: yıllık izinde 4 güne kadar yol izni (m.56) ve doğum sonrası 6 aya kadar izin (m.74). Ücretsiz izin günleri SGK'ya Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde eksik gün kodu 21 ile bildirilir, imzalı izin formu 10 yıl saklanır. Bu rehber işveren ve İK tarafı için süreci, bildirimi ve haklara etkisini tek yerde toplar.

Ücretsiz izin nedir, ücretli izinden farkı ne?

Ücretli izinde (yıllık izin, mazeret izni, hafta tatili) iş görme borcu askıya alınır ama ücret ödenmeye ve prim bildirilmeye devam eder. Ücretsiz izinde ise sözleşme askıdadır: çalışan çalışmaz, işveren ücret ödemez, o günler için SGK primi tahakkuk etmez. İş ilişkisi sona ermediği için çıkış bildirgesi verilmez; çalışan izin bitiminde aynı işe döner.

İş Kanunu ücretsiz izni genel olarak tanımlamaz. Kavram, kanunun tek tek saydığı zorunlu haller (m.56 ve m.74) dışında tarafların anlaşmasına dayanır. Bu yüzden ücretsiz izin iki başlıkta incelenir: kanundan doğan izinler ve sözleşmeyle (karşılıklı rıza ile) verilen izinler.

İşveren çalışanı ücretsiz izne çıkarabilir mi?

Hayır, tek taraflı çıkaramaz. Ücret ödenmeyen bir dönem yaratmak çalışma koşullarında esaslı değişikliktir ve İş Kanunu m.22 uygulanır:

• İşveren değişikliği çalışana yazılı olarak bildirir.

• Çalışan teklifi 6 iş günü içinde yazılı kabul etmezse teklif bağlayıcı olmaz. Sessiz kalma kabul sayılmaz.

• Çalışan kabul etmezse işveren ya uygulamadan vazgeçer ya da değişikliğin geçerli bir nedene dayandığını yazılı açıklayarak sözleşmeyi bildirim süresine uyarak fesheder. Bu durumda kıdem ve ihbar tazminatı ödenir, iş güvencesi kapsamındaki çalışan işe iade davası açabilir.

Rıza alınmadan ücretsiz izne çıkarılan çalışan, çalışma koşullarının uygulanmaması nedeniyle sözleşmeyi haklı nedenle feshedebilir (m.24/II-f) ve en az bir yıl kıdemi varsa kıdem tazminatına hak kazanır. Yargıtay uygulamasında işverenin tek taraflı "ücretsiz izin" yazısı çoğu zaman fesih olarak nitelenir ve işçi lehine sonuç doğurur.

Pandemi döneminde 4857 sayılı Kanun'a eklenen geçici 10. madde işverene tek taraflı ücretsiz izin yetkisi vermiş, çalışanlara İşsizlik Sigortası Fonu'ndan nakdi ücret desteği ödenmişti. Bu yetki 30 Haziran 2021'de sona erdi; bugün böyle bir tek taraflı yetki yoktur.

Kanunun zorunlu kıldığı ücretsiz izinler hangileri?

Doğum sonrası ücretsiz izin isteyen çalışana izin vermeyen işverene İş Kanunu m.104 uyarınca idari para cezası uygulanır. Yol izni için çalışanın yolculuğu belgelemesi (bilet, konaklama) istenebilir; bu 4 gün yıllık izinden düşülmez.

Ücretsiz izin SGK'ya nasıl bildirilir?

Ücretsiz izin günleri o ayın prim gününden düşer ve Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde (MUHSGK) eksik gün nedeni olarak bildirilir. Kullanılacak kodlar:

• 21 Diğer ücretsiz izin: karşılıklı anlaşmayla verilen her türlü ücretsiz izin.

• 19 Ücretsiz doğum izni: m.74 kapsamındaki 6 aylık izin.

• 20 Ücretsiz yol izni: m.56 kapsamındaki 4 güne kadar izin.

Bildirim ayı izleyen ayın 26'sına kadar yapılır. Eksik gün belgeleri SGK'ya ayrıca gönderilmez; çalışanın imzaladığı ücretsiz izin talep ve onay formu işyerinde saklanır ve denetimde ibraz edilir. Belge yoksa SGK o günleri çalışılmış sayıp primi re'sen tahakkuk ettirebilir. Eksik gün kodlarının tam listesi için SGK eksik gün kodları rehberine bakın.

Sayısal örnek (2026): Asgari ücretle (33.030 TL brüt) çalışan biri Mart ayında 10 gün ücretsiz izin kullandı. O ay 20 gün üzerinden bordro yapılır: brüt 22.020,00 TL, SGK matrahı 22.020,00 TL, çalışanın eline geçen net 18.717,00 TL (tam ayda 28.075,50 TL). İşverenin SGK ve işsizlik işveren payı da 20 günlük matrah üzerinden hesaplanır. Rakamlar bordro motorumuzla üretilmiştir; kendi tutarlarınız için brütten nete hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Sigortalılık ücretsiz izinde sona ermez, sözleşme askıdadır; ancak prim ödenmediği için o günler emeklilik prim gününe eklenmez. Sağlık hizmetinden yararlanmak için son bir yılda 30 gün prim şartı aranır (5510 m.67); uzun süreli ücretsiz izinde çalışan bu şartı kaybedebilir, isteğe bağlı sigortayla prim ödeyebilir. Doğum ve analık nedeniyle kullanılan ücretsiz izin süreleri sonradan borçlanılabilir (5510 m.41).

Ücretsiz izin yıllık izni, kıdemi ve diğer hakları nasıl etkiler?

Ücretsiz izin formunda neler olmalı?

Ücretsiz izin için kanunda şekil şartı yoktur; ancak hem m.22 hem SGK ispatı için yazılı ve imzalı belge zorunlu kabul edilmelidir. Formda şunlar bulunmalı:

1. Çalışanın adı, sicil numarası, görevi ve işe giriş tarihi.

2. İznin başlangıç ve bitiş tarihi, toplam gün sayısı.

3. Talebin kimden geldiği (çalışan talebi mi, işveren teklifi mi) ve gerekçe.

4. "Bu sürede ücret ödenmeyeceğini, SGK primi bildirilmeyeceğini ve sürenin yıllık izin ile kıdem hesabında dikkate alınmayacağını biliyorum" beyanı.

5. İzin bitiminde işe başlanacak tarih.

6. Çalışanın ve işveren temsilcisinin imzası, tarih.

Çalışan formu imzalamıyorsa izin uygulanmaz; işveren teklifi reddedilmiş sayılır. İzin formu, özlük dosyasında diğer belgelerle birlikte saklanır (bkz. özlük dosyasında bulunması zorunlu belgeler). Ücretsiz izin talep ve onay formunu Word veya PDF olarak indirmek ya da tarayıcıda doldurup indirmek için ücretsiz izin formu şablonuna bakabilirsiniz.

İşveren için kontrol listesi

1. Talep çalışandan geldiyse yazılı dilekçe alın; teklif sizden geliyorsa m.22'ye uygun yazılı bildirim yapın ve 6 iş günü bekleyin.

2. İmzalı formu özlük dosyasına koyun, 10 yıl saklayın.

3. Puantajda izin günlerini ücretsiz izin olarak işaretleyin; bordro o ayın prim gününü otomatik düşürmeli.

4. MUHSGK'da eksik gün nedenini doğru kodla (21, 19 veya 20) bildirin.

5. Yıllık izin hak ediş tarihini ve kıdem hesabını izin süresi kadar kaydırın.

6. İzin bitiminde çalışan dönmezse devamsızlık tutanağı tutun; dönüş tarihi belgede yazdığı için ispat kolaydır.

IKyardim izin modülünde ücretsiz izin ayrı bir izin türü olarak tanımlanır; puantaj ve bordro aynı kayıttan beslendiği için eksik gün otomatik düşer ve hak ediş tarihi kayar. Yıllık izin hesabı için yıllık izin hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Çalışan ücretsiz izin talebimi reddetti, ne yapabilirim?

Reddetme hakkı vardır; iş sözleşmesi aynen devam eder. İş azalması gerçekse kısa çalışma başvurusu veya geçerli nedenle fesih (kıdem ve ihbar tazminatı ödeyerek) seçenekleri değerlendirilir. Çalışanı fiilen çalıştırmayıp ücret ödememek, çalışanın haklı feshine ve tazminata yol açar.

Çalışanın talebini reddedebilir miyim?

Yol izni ve doğum sonrası izin dışındaki talepleri reddedebilirsiniz. Reddedilen talebe rağmen işe gelmeyen çalışan için devamsızlık hükümleri (İş K. m.25/II-g) uygulanabilir.

Ücretsiz izin en fazla kaç gün olabilir?

Kanuni üst sınır yoktur; süre anlaşmayla belirlenir. Uzun sürelerde çalışanın sağlık yardımı için 30 gün prim şartını ve işsizlik sigortası prim günlerini kaybedeceğini formda belirtmek ileride uyuşmazlığı önler.

Ücretsiz izindeki çalışan işten çıkarılabilir mi?

Sözleşme askıda olsa da fesih mümkündür; genel kurallar (geçerli veya haklı neden, bildirim süresi, tazminat) aynen uygulanır. Ücretsiz izni fesih için gerekçe olarak kullanmak işe iade davasında işveren aleyhine sonuç doğurur.

Ücretsiz izinde çalışan başka bir işte çalışabilir mi?

Sözleşmede rekabet veya sadakat yükümlülüğüne aykırı değilse çalışabilir ve o işyeri onu sigortalı bildirir. Rakip bir işyerinde çalışma haklı fesih nedeni olabilir; formda bu konuya açıkça yer verilmesi önerilir.

Ücretsiz izin sonunda işe gelmeyen çalışan ne olur?

Dönüş tarihi belgede yazdığından devamsızlık başlar. Ardı ardına iki iş günü veya ayda üç iş günü devamsızlık tutanakla belgelenirse işveren m.25/II-g uyarınca haklı nedenle fesih yapabilir; önce yazılı ihtar gönderilmesi ispat açısından önerilir.

Yasal dayanak: 4857 sayılı İş Kanunu m.22 (çalışma koşullarında değişiklik), m.24/II-f, m.25/II-g, m.53-56 (yıllık izin ve yol izni), m.74 (analık ve ücretsiz izin), m.104; 5510 sayılı Kanun m.41, m.67, m.86; Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.102 (eksik gün bildirimi).

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için güncel mevzuatı ve gerekiyorsa bir avukat veya mali müşaviri danışın.