Personel Özlük Dosyası: Zorunlu Belgeler ve Kontrol Listesi (2026)

İş Kanunu m.75 uyarınca işveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Dosyada işçinin kimlik bilgileri ile kanunlar gereği düzenlenen tüm belge ve kayıtlar bulunur; iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, sağlık raporu, KVKK aydınlatma metni ve fazla mesai onayı bunların başında gelir. Dosyanızı denetime hazır tutmak için yazdırılabilir PDF kontrol listemizi indirebilirsiniz.

Özlük dosyası nedir, neden zorunlu?

Özlük dosyası, personelinizin işe girişinden çıkışına kadar tüm çalışma ilişkisini belgeleyen dosyadır. 4857 sayılı İş Kanunu madde 75, bu dosyayı düzenlemeyi ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermeyi işverene açık bir yükümlülük olarak yükler. Dosyayı düzenlemeyen işverene madde 104 kapsamında, her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenen idari para cezası uygulanır.

Cezadan daha önemlisi ispat gücüdür. İşe iade davasında savunma alınmadan fesih yapıldığı iddiasına karşı elinizdeki tek dayanak, özlük dosyasındaki imzalı savunma talebidir. Fazla mesai alacağı davasında muvafakatname, izin alacağı davasında imzalı izin formları aynı işi görür. Dosya eksikse, fiilen doğru yönetilen bir süreç bile mahkemede belgelenemez.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler

Kanun tek tek belge saymaz; "bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıt" der. Uygulamada denetimlerde aranan ve uyuşmazlıklarda işvereni koruyan belgeler dört grupta toplanır:

İşe girişte alınacaklar

• İmzalı iş sözleşmesi (her sayfası paraflı)

• SGK işe giriş bildirgesi (işe başlamadan önce verilmiş olmalı)

• Kimlik fotokopisi, ikametgah, vesikalık fotoğraf

• Diploma veya öğrenim belgesi

• İşe giriş sağlık raporu

• Adli sicil kaydı ve askerlik durum belgesi

Yasal bildirim ve onaylar

• KVKK aydınlatma metni (imza karşılığı) ve gerekiyorsa açık rıza beyanı

• Fazla çalışma onayı (muvafakatname)

• İş sağlığı ve güvenliği eğitim katılım belgeleri

• Görev tanımı ve iç yönetmelik tebliğleri

Çalışma süresince eklenecekler

• Yıllık izin talep ve onay formları

• Rapor, ücretsiz izin ve devamsızlık tutanakları

• Disiplin yazıları, savunma talepleri, ücret değişiklik yazıları

İşten çıkışta eklenecekler

• Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi

• SGK işten ayrılış bildirgesi, ibraname, çalışma belgesi

• Kıdem ve ihbar tazminatı hesap dökümleri

Engelli raporu, yabancı çalışma izni, sürücü belgesi ve zimmet formu gibi belgeler personelin durumuna göre eklenir. Tam dökümü tek sayfada görmek için PDF kontrol listesini yazdırıp her dosyanın kapağına koyabilirsiniz.

KVKK açısından özlük dosyası

Özlük dosyası baştan sona kişisel veri içerir; sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi belgeler ise özel nitelikli veridir. Bu yüzden dosyayı "ne bulursam koyayım" mantığıyla şişirmek, eksik tutmak kadar risklidir. Dikkat edilecek üç kural:

• Gereklilik ilkesi: yalnızca çalışma ilişkisinin gerektirdiği belgeleri toplayın. İşle ilgisi kurulamayan veri, KVKK yönünden ihlal konusu olabilir.

• Erişim kısıtı: dosyaya yalnızca yetkili kişiler erişmeli. Kilitli dolap ya da yetkilendirilmiş dijital arşiv; ortak alanda duran klasör değil.

• Saklama süresi: işten ayrılan personelin belgeleri hemen imha edilmez. SGK mevzuatı işyeri kayıtlarının 10 yıl saklanmasını ister; süre dolunca da veriler imha edilmelidir.

İşçinin, madde 75 gereği kendisi hakkında toplanan bilgilere karşı dürüstlük kuralına uygun davranılmasını isteme hakkı da vardır: dosyadaki bilgiler gizli tutulur ve amaç dışı kullanılamaz.

Kağıt mı, dijital mi?

Mevzuat dosyanın fiziksel klasörde tutulmasını şart koşmaz; denetimde ibraz edilebilmesi yeterlidir. Islak imza gereken belgeleri (sözleşme, ibraname, savunma) fiziksel saklayıp taranmış kopyalarını dijital arşivde tutmak, KOBİ'ler için en pratik modeldir. Dijital tarafın avantajı erişim hızı ve yetki kontrolüdür: hangi belge kimde, kim ne zaman görüntüledi, hangi personelin dosyasında hangi belge eksik, tek ekrandan görülür.

IKyardim'in özlük dosyası programı sicil kartınızdaki veriden iş sözleşmesi, ibraname, çalışma belgesi gibi belgeleri otomatik üretir ve bu belgeleri KVKK uyumlu şifreli sicil kartında saklar. Kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu gibi taranmış orijinal belgeleri sisteme yükleme özelliği şu an yok; bu belgeleri fiziksel dosyanızda veya ayrı bir dijital arşivde tutmanız gerekir.

Sık sorulan sorular

Özlük dosyası düzenlememenin cezası nedir?

İş Kanunu madde 104 uyarınca özlük dosyası düzenlemeyen işverene idari para cezası uygulanır. Tutar her yıl yeniden değerleme oranında artar. Denetimde dosyanın hiç olmaması kadar, istenen belgenin ibraz edilememesi de sorun yaratır.

Özlük dosyası tamamen dijital tutulabilir mi?

Tutulabilir; kanun biçim şartı koymaz. Yine de ıslak imzalı asılların (iş sözleşmesi, ibraname, savunma yazıları) fiziksel saklanması, imza inkarı riskine karşı güçlü bir önlemdir. Karma model uygulamada standarttır.

Özlük dosyasını kimler görebilir?

Yetkili memur ve merciler (iş müfettişi, SGK denetmeni) ile işveren adına dosyayı yöneten sınırlı sayıda yetkili. İşçi de kendisiyle ilgili verilere KVKK kapsamında erişim talep edebilir. Üçüncü kişilerle paylaşım hukuka uygunluk sebebi gerektirir.

İşten ayrılan personelin dosyası ne kadar saklanır?

SGK mevzuatındaki 10 yıllık saklama yükümlülüğü fiili ölçüttür; iş mahkemesindeki alacak davaları için de bu süre güvenli bir aralık sağlar. Süre sonunda kişisel veriler imha edilir ve imha kayıt altına alınır.

Sicil kartı verinizden sözleşme, ibraname gibi belgeleri otomatik üretmek için özlük dosyası programını 30 gün ücretsiz deneyebilir, kurulum ve KVKK süreç sorularınız için İK danışmanlığı ekibimizle görüşebilirsiniz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için çalışma mevzuatını ve gerekiyorsa bir iş hukuku uzmanını değerlendirmeye alın.