Yıllık İzin Çizelgesi 2026: Ücretsiz Excel Şablonu ve Doldurma Rehberi

İşveren, çalıştırdığı her işçinin izin durumunu gösteren yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır. Bunun en yaygın yöntemi izin çizelgesidir: personelin işe giriş tarihi, kıdemi, hak ettiği izin, kullandığı ve kalan günler tek tabloda izlenir. Hazır başlamak isterseniz kıdem ve hak edişi formülle otomatik hesaplayan ücretsiz Excel şablonumuzu indirebilirsiniz.

Yıllık izin kaydı tutmak zorunlu mu?

Evet. 4857 sayılı İş Kanunu madde 56 uyarınca işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği de bu yükümlülüğü ayrıntılandırır: kayıt, her işçi için ayrı ayrı ve izin dönemlerini gösterecek şekilde tutulur.

Bu kayıt yalnızca bir formalite değildir. İzin kullandırdığınızı ispat yükü işveren olarak sizdedir. Bir işçilik alacağı davasında imzalı izin kaydı sunamazsanız, çalışanınız yıllardır izin kullanmış olsa bile kullanılmamış sayılabilir ve tüm izin ücretleri faiziyle karşınıza çıkabilir.

İzin çizelgesinde hangi bilgiler yer almalı?

Sağlıklı bir çizelge, denetimde ve olası bir uyuşmazlıkta işinizi görecek şu alanları içermelidir:

• Kimlik bilgileri: sicil no, ad soyad

• İşe giriş tarihi: kıdem ve hak ediş bu tarihten hesaplanır

• Kıdem yılı ve hak edilen izin: kanuni tabloya göre 14, 20 veya 26 iş günü

• Devreden izin: önceki yıllardan kullanılmayan bakiye

• Kullanılan günler: tarih aralığı ve iş günü sayısıyla birlikte

• Kalan bakiye: hak ediş + devir - kullanılan

Talep bazlı bir kayıt sayfası da tutmanızı öneririz: hangi personel, hangi tarihler arasında, hangi izin türüyle ayrıldı ve talebi kim onayladı. İmzalı izin formlarıyla birlikte bu kayıt, ispat gücünüzü artırır.

Personelinizin izin hakkı kaç gün?

Hak ediş, çalışanın kıdemine göre kademeli artar. İş Kanunu madde 53'teki alt sınırlar şöyledir:

İki noktaya dikkat edin. Birincisi, bu süreler iş günüdür: izne denk gelen hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülmez. İkincisi, kıdem yılı dolduğunda hak ediş kendiliğinden artar; 6. yılını dolduran personelin çizelgedeki 14 günü artık 20 gün olmalıdır. Elle tutulan çizelgelerde en sık unutulan güncelleme budur.

Ücretsiz Excel şablonunu indirin

Hazırladığımız yıllık izin çizelgesi şablonu üç sayfadan oluşur:

1. Nasıl Kullanılır: doldurma adımları ve dikkat edilecek kurallar

2. İzin Çizelgesi: personel bazlı özet. İşe giriş tarihini girdiğinizde kıdem, hak ediş ve kalan bakiye formülle otomatik hesaplanır

3. İzin Kayıtları: talep bazlı kayıt. İzin türü ve onay durumu hazır listeden seçilir

Şablon ücretsizdir, kayıt gerektirmez ve 50 personele kadar rahat kullanılır. Yaş faktörü gibi formülün bilemeyeceği istisnalar "Nasıl Kullanılır" sayfasında açıklanmıştır.

Excel çizelgesi nerede yetersiz kalır?

Şablon iyi bir başlangıçtır; yine de dürüst olalım, Excel ile izin takibinin yapısal sınırları vardır:

• Resmi tatil hesabı elle yapılır. 14-18 Eylül arası izne ayrılan personelin kaç iş günü kullandığını her seferinde takvime bakarak siz hesaplarsınız.

• Talep-onay akışı yoktur. İzin talepleri WhatsApp'tan, e-postadan ve sözlü olarak gelir; hangisinin onaylandığı zamanla belirsizleşir.

• Çalışan kendi bakiyesini göremez. "Kaç günüm kaldı?" sorusu her seferinde İK'nın veya patronun mesaisinden yer.

• Yıl sonu devri unutulur. Ocak ayında geçen yılın kalan bakiyelerini yeni çizelgeye elle taşımanız gerekir.

• Dosya çoğalır. "izin_cizelgesi_2026_son_v3.xlsx" hangi bilgisayarda, güncel mi, kim değiştirdi; personel sayısı arttıkça bu sorular büyür.

Personel sayınız 10'u geçtiyse bu adımların tamamını otomatikleştiren bir izin takip programına geçmek, hem hata riskini hem de İK mesaisini ciddi ölçüde azaltır. Excel ile yazılımın madde madde farkını Excel vs IKyardim karşılaştırmasında inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İzin çizelgesi tutmamanın cezası var mı?

İzin kayıt belgesi tutmayan işverene İş Kanunu madde 103 kapsamında idari para cezası uygulanabilir. Asıl büyük risk ise davada ispat edememektir: kayıt yoksa kullandırılan izinler bile ödenmemiş izin ücretine dönüşebilir.

Kullanılmayan yıllık izinler yanar mı?

Yanmaz. Kullanılmayan izinler sonraki yıllara devreder ve iş sözleşmesi sona erdiğinde son ücret üzerinden ödenir. Bu yüzden devir sütunu çizelgenin en kritik alanlarından biridir; biriken bakiye işveren için birikmiş bir borçtur.

Yıllık izin ücretli mi kullandırılır?

Evet. Yıllık izin ücretli dinlenme hakkıdır; izin süresine ait ücret, izin başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir. İzin karşılığında ücret kesintisi yapılamaz.

Çalışan istediği tarihte izne çıkabilir mi?

İzin talebini çalışan yapar, ancak izin tarihini işin ve işyerinin gereklerine göre belirleme yetkisi işverenindir. Yine de izni bölme ve kullandırmama yönünde keyfi davranmak, çalışana haklı fesih imkanı verebilir.

IKyardim'in izin modülü hak edişi kıdeme göre otomatik hesaplar, resmi tatilleri düşer, talepleri çalışan portalından onaya taşır ve yıl sonu devrini kendiliğinden yapar. İzin takip programını 30 gün ücretsiz deneyebilir, kurulum ve süreç sorularınız için İK danışmanlığı ekibimizle görüşebilirsiniz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için çalışma mevzuatını ve gerekiyorsa bir iş hukuku uzmanını değerlendirmeye alın.