Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, bir işletmenin bünyesinde yer alan her çalışan için gerekli bilgilerin ayrı ayrı tutulması gereken çalışan kayıt dosyasıdır.

4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi şöyle yer almaktadır: 

"İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Özlük dosyası genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından tutulur.

Özlük dosyasının standart bir formatta tutulma zorunluluğu yoktur. Yani, firmalar farklı şekil ve formatlarda özlük dosyalarını hazırlayabilirler. Şirket, formata kendisi karar verebilir fakat dosyada, istenilen bilgilerin tümünün doldurulmuş olması zorunludur.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi özlük dosyası, her personel için ayrı ayrı tutulan bir kayıttır. Bu nedenle öncelikle olarak departmanlara ait tüm çalışanlar için bir dosya açılması ve bu dosyaya çalışanın "Adı Soyadı" ile kayıt tutulması daha sağlıklı olacaktır.

Ardından, genel bir listeye ihtiyaç vardır. Bu liste, dosyada hangi evraklara yer verileceğine dairdir. Herhangi bir karışıklık olmaması adına her personel için evrak listesi aynı sırada gidilmesi gerekir.

Klasörlerin tümünde kontrol ve takip çizelgesi olmalıdır. Böylece işten ayrılma ve yeni iş başlangıçlarının kaydı gerçekleştirilerek bu gibi durumlarda hangi evrakların dosyaya eklenmesi gerektiği de kolayca belirlenmiş olur.

Bu noktada "personel özlük dosyası ne işe yarar?" sorusu da sıkça karşılaşılan sorular arasındadır. Personel özlük dosyası düzenlemek, işletmeler için bir tercih değil, bir zorunluluktur. Gerektiğinde yetkili kişilerce incelenmesi durumunda, gösterilmesi zorunlu hukuki belgelerdir.

Özel durumlarda olması gereken belgeler

*  Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi

*  Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası

*  18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı

*  Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi

* Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay

*  Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Özlük dosyası evrakları nelerdir?

Personel özlük dosyası, sadece işe girerken istenilen bir belge değildir. İşe girişin yanı sıra, personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinler, raporlar, resmi evraklar, ihtar veya disiplin cezaları da bu rapor içerisine eklenir. Yani, personel hakkındaki her yeni gelişme özlük dosyası içerisinde güncellenir. Tabii her şirketin işleyişi birbiri ile aynı olmasa da genel olarak benzer bir yol izlenir.

• SGK işe giriş bildirgesi

• E-devletten alınacak resmi ve barkodu olan belgeler(ikametgah, nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı, mezuniyet belgesi, erkekler için askerlik durum belgesi)

• Kimlik fotokopisi, evli ise evlilik cüzdanı

• Vesikalık fotoğraf

• İş/hizmet sözleşmesi

• Sağlık raporları, İSG evrakları

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

• Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar

• İş kazası raporları

• Hastalık izni ve iş göremezlik raporları

• İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları

• Performans değerlendirme formları

• Ücretin kesilmesi ve neden belgesi

• Geçici transfer için çalışanın onay belgesi

• Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri

• Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu

• Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar

• Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları